Tutoriel
Suivre les transactions de fidélité : valider, annuler une erreur, envoyer un export comptable
Chaque tampon, chaque récompense remise et chaque annulation laissent une trace. L’onglet Transactions montre cet historique jour par jour, par caisse, et permet de corriger une erreur ou d’envoyer un export comptable à la personne qui tient les livres.
Vidéo en préparation
Suivre ses transactions de fidélité dans ARSOM
La démonstration en vidéo sera ajoutée ici.
À retenir
- Chaque ligne indique le client, l’action (tampons ajoutés, carte complétée, coupon remis), la caisse ou l’opérateur, la date et une note.
- Une demande en attente (scan fait par le client lui-même) se valide ou se rejette d’un clic.
- Une transaction validée peut être annulée, sauf une carte complétée ou un coupon déjà remis.
- L’export comptable ne contient que des données financières et part dans un zip protégé par mot de passe.
Lire l’historique
Les transactions s’affichent par page de 50, groupées par jour, avec le client, l’action, la succursale ou l’opérateur, la date et la note. Les actions sont explicites : tampons ajoutés, tampons retirés, carte complétée avec la récompense, coupon remis.
La colonne Succursale / Opérateur porte le nom du compte staff qui a fait le scan (« Gérant » quand c’est le compte principal). C’est ce qui permet de comparer les caisses ou les succursales : un compte par caisse, réglé dans l’onglet Config.
Les états sont signalés par des pictogrammes : en attente, validée, annulée. Pour la lecture synthétique des sept derniers jours, le tableau de bord reste plus rapide.
Valider, rejeter, annuler
Une ligne en attente propose « Valider » et « Rejeter ». Une ligne validée propose « Annuler », sauf s’il s’agit d’une carte complétée ou d’un coupon remis, qui restent définitifs. L’annulation corrige le solde du client immédiatement.
Cas courants en restaurant :
- Deux tampons pour un seul repas : annuler la deuxième ligne.
- Client qui a scanné lui-même : valider si le repas a bien été réglé, rejeter sinon.
- Récompense remise par erreur : impossible à annuler ici ; ajuster le solde depuis la fiche du client dans l’onglet Clients, avec l’aperçu de l’effet.
Envoyer un export comptable
Le bouton « Envoyer un export comptable » demande une période (mois précédent par défaut, 366 jours au maximum) et une adresse du même domaine que le compte. Le fichier, limité aux données financières, part dans un zip chiffré par mot de passe.
L’export sert à valoriser les récompenses remises dans la comptabilité du restaurant et à suivre le coût réel du programme. Il ne contient ni nom ni courriel de client, ce qui permet de le transmettre à un cabinet externe sans question de confidentialité.
Le mot de passe de l’archive est fixé avec ARSOM, en personne, et jamais transmis par le même canal que le fichier. Tant qu’il n’est pas défini, l’export est bloqué. Pour mettre ces chiffres en perspective, voir les indicateurs et le retour sur investissement d’un programme.
Questions fréquentes
Comment annuler un tampon ajouté par erreur ?
Dans l’onglet Transactions, repérer la ligne (elles sont groupées par jour) et toucher « Annuler ». Le solde du client est corrigé. Une carte complétée ou un coupon déjà remis ne peuvent pas être annulés depuis cet écran : le solde se corrige alors depuis la fiche client.
Pourquoi certaines transactions sont-elles « en attente » ?
Quand un client scanne lui-même sa carte (par exemple depuis son téléphone), la transaction attend la validation de l’équipe ou du gérant. Une carte pleine scannée par le client crée une demande de récompense en attente. Un client n’a qu’une demande en attente à la fois.
Que contient l’export comptable ?
Uniquement des données financières : date, points, statut et note de chaque transaction sur la période choisie. Aucune information personnelle sur les clients. Le fichier est envoyé dans une archive zip chiffrée dont le mot de passe est convenu avec ARSOM.
À qui peut-on envoyer l’export comptable ?
À une adresse du même domaine que le compte du restaurant, sur une période de 366 jours au maximum. Par défaut, le formulaire propose le mois précédent.