Tutoriel
Infolettre, champs d’inscription et check-in : collecter les consentements de ses clients (Loi 25)
Une carte de fidélité constitue une base de clients. Pour lui écrire par courriel, il faut son accord explicite. L’onglet Config gère cette collecte : une case d’infolettre jamais pré-cochée, un export des abonnés avec la preuve du consentement, et le choix des champs demandés à l’inscription.
Vidéo en préparation
Infolettre et consentements dans ARSOM
La démonstration en vidéo sera ajoutée ici.
À retenir
- L’infolettre est désactivée par défaut : ARSOM n’envoie aucun courriel publicitaire au nom du restaurant sans accord.
- Activée, elle ajoute une case facultative, jamais pré-cochée, à l’inscription, et un interrupteur sur la carte du client.
- L’export CSV des abonnés contient la date, la source et le texte exact accepté : la preuve du consentement.
- Nom et courriel sont toujours demandés ; téléphone et date de fête sont facultatifs ou obligatoires selon le réglage du programme.
Activer l’infolettre
Dans Config, section Infolettre, l’interrupteur « Activer l’infolettre » ajoute une case de consentement facultative et jamais pré-cochée au formulaire d’inscription, ainsi qu’un interrupteur d’abonnement sur la carte du client. Elle est désactivée par défaut.
Le contrat standard d’ARSOM prévoit qu’aucun courriel publicitaire n’est envoyé au nom du restaurant. L’activation de l’infolettre suppose donc un avenant : le restaurant assume l’usage de la liste avec son propre outil d’envoi. C’est le sens de l’interrupteur.
Le client qui n’a pas coché la case à l’inscription peut s’abonner plus tard depuis sa carte, et se désabonner de la même façon.
Exporter les abonnés avec la preuve du consentement
Le bouton « Exporter les abonnés » produit un CSV des seuls clients ayant consenti, avec nom, courriel, date et heure du consentement, source et texte accepté. Le nombre d’abonnés s’affiche à côté du bouton.
La preuve du consentement est ce qu’un plaignant ou la Commission d’accès à l’information demandera : quand, où et à quoi le client a dit oui. Chaque ligne de l’export répond à ces trois questions. Un retrait de consentement est horodaté et retire le client des exports suivants.
Le CSV s’importe dans l’outil d’infolettre du restaurant. Les règles d’envoi (identification, désabonnement) relèvent ensuite de la Loi canadienne anti-pourriel.
Les champs demandés à l’inscription
La section Champs d’inscription affiche ce que le formulaire demande : nom et courriel toujours requis, téléphone et date de fête facultatifs ou obligatoires. Ce réglage se fait avec ARSOM ; il conditionne la portée du rappel d’anniversaire.
Moins de champs, plus d’inscriptions ; plus de champs, plus de possibilités de relance. Le compromis habituel pour un restaurant : date de fête obligatoire (elle nourrit le rappel d’anniversaire), téléphone facultatif. Demander une donnée après l’inscription, à un client déjà engagé, est aussi conforme au principe de minimisation de la Loi 25.
Le check-in client
L’interrupteur « Activer le check-in » permet aux clients d’annoncer, depuis leur carte, qu’ils sont au comptoir. L’équipe voit la demande sur l’écran de scan et ouvre la fiche sans scanner. Le réglage est global au restaurant.
Le check-in ne crée aucune transaction et ne collecte aucune donnée supplémentaire. Son fonctionnement côté caisse est décrit dans scanner en caisse.
Questions fréquentes
La carte de fidélité permet-elle d’envoyer une infolettre ?
Pas directement : ARSOM envoie des notifications sur la carte, pas de courriels. L’option Infolettre collecte le consentement des clients à recevoir des courriels du restaurant, et exporte la liste des abonnés pour l’outil d’envoi de votre choix.
Que dit la Loi 25 sur le consentement à l’infolettre ?
Le consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins précises. Concrètement : une case distincte, non pré-cochée, un texte clair, et la possibilité de se retirer. ARSOM applique ces règles et conserve la preuve pour chaque abonné.
Que contient l’export des abonnés ?
Pour chaque client ayant consenti : nom, courriel, date et heure du consentement (heure de Montréal), source (formulaire d’inscription ou carte) et le texte exact qui lui a été présenté. L’adresse IP est volontairement exclue.
Peut-on rendre la date de fête obligatoire à l’inscription ?
Oui, comme le téléphone. Le réglage des champs (facultatif ou obligatoire) se fait avec ARSOM ; l’onglet Config affiche la configuration en cours. Le nom et le courriel restent toujours requis.